Identitäten und ihr Status

Jede Person und jeder technische Akteur, dessen Zugänge Nova verwaltet, ist in Nova eine Identität. Ihr Status beschreibt, wo sie im Beschäftigungsverhältnis steht. Daraus folgt alles Weitere: ob sie sich anmelden darf, ob ihre Konten in den Zielsystemen aktiv sind und ob ihre Berechtigungen wirken.

Der Grundsatz

Nur aktive Identitäten dürfen etwas. Jeder andere Status sperrt die Anmeldung an Nova, die Konten in den Zielsystemen und die Mitwirkung an Genehmigungen und Rezertifizierungen.

Nova setzt diese Regel als Positivliste um: Maßgeblich ist, ob eine Identität aktiv ist – nicht, ob ihr Status auf einer Sperrliste steht. Ein neu hinzukommender Status ist damit zunächst immer gesperrt.

Die fünf Status

Status	Anmelden, genehmigen, prüfen	Konten in Zielsystemen	Berechtigungen
Vor Eintritt Vertrag unterschrieben, Eintritt liegt in der Zukunft	nein	vorbereitet, gesperrt	vorbereitet, wirksam ab Eintritt
Aktiv beschäftigt	ja	aktiv	wirksam
Ruhend vorübergehend ausgesetzt, z. B. Elternzeit, Sabbatical oder nach einem Sicherheitsvorfall	nein – Genehmigungen übernimmt die Vertretung	gesperrt	bleiben erhalten
Ausgetreten Beschäftigung beendet	nein – Genehmigungen übernimmt die Vertretung	sofort gesperrt, nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht	nach der Karenzzeit entzogen
Papierkorb ausgetreten und zur endgültigen Löschung vorgemerkt	nein	gelöscht	entzogen

Die Kernregel

Ruhend heißt: Die Berechtigungen bleiben. Wer aus der Elternzeit zurückkommt, kann sofort weiterarbeiten.

Ausgetreten heißt: Die Berechtigungen gehen. Wer später wieder eintritt, beginnt ohne Altrechte.

Karenzzeit nach dem Austritt

Beim Austritt sperrt Nova alle Konten der Identität sofort. Ihre Berechtigungen bleiben während einer einstellbaren Karenzzeit zugeordnet, wirken aber nicht, weil die Konten gesperrt sind.

Die Karenzzeit hat zwei Zwecke:

• Übergaben: Solange die Berechtigungen zugeordnet sind, bleibt sichtbar, welche Aufgaben und Zugänge zu übergeben sind.
• Korrekturen: Ein versehentlich oder zu früh erfasster Austritt lässt sich zurücknehmen, ohne dass Berechtigungen neu beantragt werden müssen.

Nach Ablauf der Karenzzeit entzieht Nova die Berechtigungen – in Nova und in allen Zielsystemen.

Übergänge

Ein Status ändert sich nur über festgelegte Abläufe. Nova protokolliert jeden Wechsel mit Zeitpunkt, auslösender Person oder auslösendem Prozess, Grund sowie dem Zustand vorher und nachher.

Von → nach	Auslöser	Was Nova tut
Vor Eintritt → Aktiv	Eintrittsdatum erreicht	Konten entsperren, Berechtigungen wirksam schalten
Vor Eintritt → Ausgetreten	Eintritt abgesagt	vorbereitete Konten und Berechtigungen verwerfen
Aktiv → Ruhend	ruhendes Beschäftigungsverhältnis laut HR oder manuelle Sperre	Konten sperren, laufende Sitzungen beenden, offene Genehmigungen an die Vertretung geben
Ruhend → Aktiv	Rückkehr	Konten entsperren; Berechtigungen unverändert
Aktiv oder Ruhend → Ausgetreten	Austrittsdatum erreicht, Austritt laut HR oder manueller Austritt	Konten sperren, laufende Sitzungen beenden, Eigentümerschaften übertragen, Karenzzeit starten
Ausgetreten → Aktiv, innerhalb der Karenzzeit	Austritt zurücknehmen	Konten entsperren; Berechtigungen bleiben erhalten
Ausgetreten → Aktiv, nach der Karenzzeit	Wiedereintritt	Neustart ohne Altrechte; Berechtigungen neu über Rollen und Anträge
Ausgetreten → Papierkorb	manuell	Identität ausblenden und zur endgültigen Löschung vormerken
Papierkorb → Ausgetreten	Wiederherstellen	nur den Datensatz zurückholen – ohne Zugriff
Papierkorb → endgültig gelöscht	Aufbewahrungsfrist abgelaufen	personenbezogene Daten entfernen; Protokolleinträge bleiben erhalten

Zuordnung aus SAP HCM

Übernimmt Nova Personaldaten aus SAP HCM, bestimmt der Beschäftigungsstatus (Infotyp 0000, Feld STAT2) den Status der Identität:

Beschäftigungsstatus (STAT2)	Status in Nova
3 – aktiv	Aktiv
1 – inaktiv (ruhend)	Ruhend
0 – ausgetreten	Ausgetreten
2 – Rentner	Ausgetreten

Ein Eintritt mit Datum in der Zukunft führt zu Vor Eintritt. Andere Quellsysteme bildet Nova über die Feldzuordnung auf dieselben Status ab.