Anbindung an HR
Nova übernimmt Personaldaten aus einem Quellsystem, legt daraus Identitäten an und hält sie aktuell. Quellsysteme richten Administratoren unter „Systeme“ → „Quellsysteme“ mit „Quellsystem hinzufügen“ ein.
Zwei Arten von Quellsystemen
| Typ | Liefert | Verbindung |
|---|---|---|
| „Nova HR Stage“ | Personaldaten: Stammdaten, Beschäftigungsstatus, Planstelle | Staging-Bereich in der Nova-Datenbank |
| „SAP OM“ | Organisationsstruktur: Organisationseinheiten und Planstellen | SAP über RFC |
Das Quellsystem „SAP OM“ beschreibt Organisation und Planstellen. Diese Seite behandelt die Personaldaten.
Personaldaten im Format von SAP HCM
Die Personaldaten stellt ein Export aus dem Personalsystem im Staging-Bereich von „Nova HR Stage“ bereit; wie dieser Export eingerichtet wird, legt das Einführungsprojekt fest. „Nova HR Stage“ erwartet je Person eine Personalnummer und Attribute, die nach Infotyp und Feld von SAP HCM benannt sind – etwa P0002-VORNA für den Vornamen. Werte können einen Gültigkeitszeitraum tragen. In der Voreinstellung übernimmt Nova Attribute dieser Infotypen:
| Infotyp | Daraus übernimmt Nova |
|---|---|
| 0000 Maßnahmen | Personalnummer, Beschäftigungsstatus (STAT2), Eintritts- und Austrittsdatum |
| 0001 Organisatorische Zuordnung | Abteilung, Planstelle (PLANS), Stellenbeschreibung, Standort, Gebäude, Etage, Raum |
| 0002 Daten zur Person | Vorname, Nachname, Anrede, akademischer Titel, Namenszusatz |
| 0105 Kommunikation | E-Mail-Adresse, Telefon, Mobiltelefon, Logon-UID |
In der Feldzuordnung heißt das Feld für die Planstelle „Werk“.
Als aktiv gilt eine Person, wenn ihr Beschäftigungsstatus (STAT2) den Wert 3 hat; jeder andere Wert gilt als nicht aktiv. Liefert die Quelle keinen Beschäftigungsstatus, gilt die Person als aktiv. Eine feinere Zuordnung, etwa für ruhende Beschäftigung, beschreibt Identitäten und ihr Status. geplant
Feldzuordnung
Welches Attribut in welches Feld der Identität fließt, legen Administratoren unter „Administration“ → „Provisionierung“ → „Mapping“ im Reiter „Quellsystem“ fest. Für jedes Feld gibt es vier Möglichkeiten: ein Quell-Attribut, einen „Festwert“, einen „Ausdruck“, der Attribute umformt oder kombiniert, oder „Deaktiviert“. Ohne eigene Zuordnung gilt die Voreinstellung aus der Tabelle oben. Die „Vorschau“ zeigt das Ergebnis für eine Personalnummer; bei eingeschalteter KI schlägt „Vorschlag generieren“ einen Ausdruck vor.
Mit welchem Status Nova neue Identitäten anlegt, bestimmt der „Joiner-Status“ im „Feld-Mapping“ des Quellsystems: „Onboarding“ (Voreinstellung) oder „Aktiv“.
Vom Quellsystem zur Identität
Das Quellsystem bietet dafür eigene Schaltflächen:
- „Rohdaten einlesen“ übernimmt die bereitgestellten Personaldaten in die Arbeitstabelle, mit der Simulation und Import arbeiten. Die Quelle gilt dabei als maßgeblich: Leere Werte überschreiben vorhandene.
- „Simulieren“ zeigt, was ein Import ändern würde, und ändert selbst nichts.
- „Personen importieren“ führt den Import aus – für alle Personen oder für eine Auswahl. Zeitgesteuert übernimmt diesen Schritt ein Job vom Typ „HR-Nutzer importieren“.
„Person debuggen“ zeigt für eine Personalnummer die Rohdaten, die Zuordnung und die daraus berechneten Werte.
Nova findet die Identität einer Person über die Personalnummer, ersatzweise über die E-Mail-Adresse, und ordnet jede Person ein:
| Einordnung | Bedeutung | Was der Import tut |
|---|---|---|
| „Joiner“ | aktiv, in Nova noch keine Identität | legt eine Identität mit dem „Joiner-Status“ an |
| „Mover“ | Planstelle laut Quelle weicht von der in Nova ab | schreibt die Änderungen, danach läuft die Routine „Wechsel“ |
| „Update“ | andere Angaben geändert | schreibt die Änderungen |
| „Leaver“ | nicht mehr aktiv, Identität in Nova noch aktiv | nichts, siehe unten |
| „Unverändert“ | keine Änderung | nichts |
Abgesehen vom Wiedereintritt ändert der Import den Status vorhandener Identitäten nicht. Die Routine „Eintritt“ starten Administratoren im Dashboard mit „Onboarden“ – siehe Eintritt, Wechsel, Austritt.
Austritt. Personen, die nicht mehr aktiv sind, verarbeitet der Import nicht. Solange eine Person aktiv ist, übernimmt er aber ihr Austrittsdatum, sofern die Quelle eines liefert. Ist es überschritten, startet der Job „Austrittsdatum-Scan“ die Routine „Austritt“.
Wiedereintritt. Findet der Import eine aktive Person, deren Identität im Papierkorb liegt, holt er die Identität zurück und startet die Routine „Wiedereintritt“.
Datumsangaben und künftige Änderungen
Nova verwendet von jedem Attribut den Wert, der am Tag des Einlesens gilt. Gilt an diesem Tag noch kein Wert, übernimmt Nova den nächsten künftigen. Eine künftige Änderung wird damit wirksam, wenn Nova die Daten an oder nach ihrem Stichtag einliest und importiert. Gilt eine neue Planstelle bereits, übernimmt Nova ihren Beginn aus dem Gültigkeitszeitraum der Quelle – auch wenn der Import erst später läuft.