Eintritt, Wechsel, Austritt

Für die Ereignisse im Lebenszyklus einer Identität – Eintritt, Wechsel, Austritt, Wiedereintritt und Archivierung – kennt Nova je eine Routine: eine Folge von Schritten. Administratoren legen die Schritte unter „Administration“ → „Identitätsmanagement“ → „Benutzer-Lebenszyklus“ fest; je Routine lassen sich Schritte hinzufügen, per Anfasser umsortieren und einzeln ein- und ausschalten.

Die Routinen und ihre Auslöser

Eintritt

• Auslöser: Im Dashboard listet das Fenster „HR-Integration“ die Eintritte des Tages aus dem HR-Import. „Onboarden“ startet die Routine für die ausgewählten Personen, nach einer Vorschau der Schritte.
• Voreinstellung: „Setze Identität aktiv - Entsperrung von Konten“ und „Setze Identität auf Planstelle“.

Wechsel

• Auslöser: der HR-Import, wenn sich die Planstelle einer Person geändert hat; das Aufnehmen einer Person in eine Organisationseinheit, ihr Entfernen oder Verschieben; „Umsetzen“ im Fenster „HR-Integration“.
• Voreinstellung: „Setze Identität auf Planstelle“.

Austritt

• Auslöser: der Job „Austrittsdatum-Scan“ (voreingestellt täglich um 02:00 Uhr) für aktive Identitäten, deren Austrittsdatum überschritten ist; das Löschen einer Identität, die Nova danach in den Papierkorb legt.
• Voreinstellung: „Ownership-Übergabe für KI-Agenten“ und „Setze Identität inaktiv - Sperrung von Konten“. Zuweisungen entzieht die voreingestellte Routine nicht; dafür lässt sich etwa „Entzug aller bestehenden Berechtigungen (Clean Start)“ ergänzen.

Eine Karenzzeit, nach der Nova die Berechtigungen ausgetretener Identitäten entzieht, sieht das Statusmodell unter Identitäten und ihr Status vor. geplant

Wiedereintritt

• Auslöser: Der HR-Import findet eine aktive Person, deren Identität im Papierkorb liegt – erkannt an Personalnummer oder E-Mail-Adresse –, und holt die Identität zurück.
• Voreinstellung: „Entzug aller bestehenden Berechtigungen (Clean Start)“, ausgeschaltet. Zuweisungen, die die Identität noch hat, bleiben damit erhalten; ist der Schritt eingeschaltet, beginnt sie ohne Altrechte.

Archivierung

• Auslöser: das endgültige Löschen einer Identität aus dem Papierkorb – über „Endgültig löschen“ oder durch einen Job vom Typ „Gelöschte Users bereinigen“. Dieser Job löscht Identitäten, die länger als die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb liegen; voreingestellt sind 90 Tage, einstellbar unter „Aufbewahrung (Tage)“.
• Voreinstellung: keine Schritte.

Die Schritte

Schritt	Wirkung
„Setze Identität aktiv - Entsperrung von Konten“	setzt die Identität aktiv und startet einen Lauf, der ihre verknüpften Konten in den Zielsystemen entsperrt
„Setze Identität inaktiv - Sperrung von Konten“	setzt die Identität inaktiv und startet einen Lauf, der ihre verknüpften Konten sperrt
„Setze Identität auf Planstelle“	setzt die Identität auf die Planstelle aus den Personaldaten (Attribut P0001-PLANS); sie erhält deren Business-Rollen. Setzt das Zusatzmodul „Planstellen (OSP)“ voraus
„Zuweisung Standardmitarbeiterrolle“	weist die Business-Rolle mit der Kennung standard-mitarbeiter zu, sofern es sie gibt
„Entzug aller bestehenden Berechtigungen (Clean Start)“	entfernt alle Zuweisungen der Identität
„Irreversible Löschung von Backend Konten“	startet einen Lauf, der alle verknüpften Konten in den Zielsystemen endgültig löscht
„Ownership-Übergabe für KI-Agenten“	überträgt die KI-Agenten der austretenden Person an ihre Vertretung, sonst an ihre aus der Organisation abgeleitete Führungskraft; ohne Nachfolger markiert Nova den Agenten als verwaist

Über „Methoden verwalten“ legen Administratoren eigene Methoden an. Sie bestehen ausschließlich aus Bausteinen eines festen Katalogs – etwa Status setzen, Business-Rolle zuweisen oder entziehen, Konto anlegen, sperren oder löschen, Antrag stellen – und lassen sich an Bedingungen zu Feldern der Identität knüpfen. Ist KI eingeschaltet, schlägt „Mit KI generieren“ eine Methode aus einer Beschreibung in Worten vor. „Testen“ führt eine Methode an einer gewählten Identität wirklich aus; es ist kein Probelauf.

So läuft eine Routine ab

• Nova führt die eingeschalteten Schritte in der festgelegten Reihenfolge aus.
• Scheitert ein Schritt, nimmt Nova dessen Änderungen zurück und fährt mit dem nächsten Schritt fort.
• Haben die Schritte Zuweisungen geändert, startet Nova bei eingeschalteter automatischer Provisionierung je Identität einen Provisionierungslauf. Schritte, die Konten sperren, entsperren oder löschen, starten ihre Läufe auch bei ausgeschalteter automatischer Provisionierung – siehe Wie Zugriff entsteht und verschwindet.